Hur hanterar du produktivitetstappet?

Många av oss ser fram emot en återstart, med mer tid på kontoret. Men hur ska vi hinna med allt?

Det är ingen tvekan om att vi behöver ses igen. Kontoren har i många fall ekat tomma och ödsliga under pandemin, även om givetvis en och annan har behövt vara på plats. Men snart är det dags. I oktober släpps många av Folkhälsomyndighetens rekommendationer, bland annat den om hemarbete. Det lär leda till att många åter samlas på sina kontor – och det är i de flesta fall även efterlängtat.

Jag är nog inte ensam om att ha maximerat antalet möten det senaste året. Med Teams och Zoom som mina viktigaste mötesrum har det varit lätt att klämma in massor av aktiviteter, möten, seminarier och avstämningar. Ena timman möte med branschkansliet i Bryssel, sedan avstämning med regeringen, därefter med HR-avdelningen och slutligen med kollegan om något internt projekt. Allt avklarat på en förmiddag. När vi nu letar oss tillbaka till våra kontor kommer vi även att behöva ta hänsyn till allt det som var självklart före pandemin: promenaden till mötet, resan till medlemsföretaget, flyget till Bryssel.

Jag tror att vi behöver de där mikropauserna. Jag tror att många, inklusive jag själv, klämt in lite för mycket i sin kalender det senaste året. Men det betyder att vi nu måste vänja oss vid att hinna med något färre möten. Produktiviteten riskerar att gå ner, åtminstone om man stirrar sig blind på antalet möten i kalendern. Att se till att planera in tid för resor och mellanrum mellan mötena blir självklart. Men vi får inte se de färre mötena som ett nederlag.

För det första: att möta sina medarbetare, medlemmar, kunder och sin omvärld öga mot öga ger mer än att göra det via en datorskärm. Mötet med andra måste få ta tid, även om det inte är hundra procent effektivt. Men lika viktigt: det finns kvalitet, kanske rent av produktivitet, även i mellanrummen, i pauserna. Bodil Jönssons bok ”10 tankar om tid” innehöll många tänkvärda perspektiv på begreppet ”tid”, bland annat resonemang om begreppet ställtid: tiden det tar att flytta fokus från en uppgift till en annan. ”Intellektuell koncentration kräver sin ställtid”, skriver hon, och menar att många problem löses just i dessa pauser – men ofta i bakhuvudet och undermedvetet.

Jag tror vi – inte minst jag själv – glömt att planera in ”ställtiden” och behovet av reflektion i min kalender under pandemin. Nu måste vi ta vara på den. Och se den som en del av den produktiva tid vi lägger på vårt arbete. Även om vi missar ett och annat frukostseminarium eller internmöte om belysningen på plan 3.

*
I helgen ska jag slutföra det jag försökte påbörja förra veckan: arbetsrummet måste få struktur och ordning.
Men jag lovar att lägga in rejält med pauser i arbetet.

Trevlig helg.

/magnus