Affärsavtal i coronatider – frågor och svar

Vad gäller om du som leverantör behöver justera tidplanen?

Enligt 4 kap 3 § ABK 09 ska den andra parten underrättas om förhållanden som kan medföra ändring av tidplanen skriftligen och utan dröjsmål, dvs. direkt. Det går alltså inte att avvakta till dess en försening konstaterats utan det räcker att förhållandet kan medföra tidsförskjutningar för att aviseringsplikten ska inträda. Missar man att lämna sådan skriftlig underrättelse i tid är utgångspunkten att förhållandet inte kan åberopas och alltså inte ger rätt till tidsförlängning. Undantag görs om du kan visa att motparten ändå insett eller borde ha insett förhållandet och att det inverkar på tidplanen, vilket inte är lätt och man bör inte förlita sig på att beställaren på egen hand har förmåga att dra korrekta slutsatser av den situation just ert företag befinner sig i.
Då effekterna av nuvarande situation är svåra att överblicka men har potential att påverka tidplanerna i pågående projekt bör rutinerna för hur underrättelser hanteras ses över och tillämpningen säkerställas.

Efter underrättelsen ska konsulten upprätta förslag till den ändring av tidplanen som förhållandet föranleder så här kan det behövas en löpande dialog i projekten och ett särskilt aktivt arbete med projektplanering och uppföljning.

Om underrättelseplikten enligt ovan efterlevts har konsulten rätt till tidsförlängning om förseningen beror på förhållande som man inte orsakat och vars effekt man inte rimligen kunnat undanröja. Det åligger alltså konsulten att i rimlig mån försöka minimera följderna av den uppkomna situationen.

Vad gäller om beställaren vill ändra tidplanen?

För det fall det är beställaren som önskar ändra i gällande tidplan för projektet har konsulten enligt 4 kap 4 § ABK 09 som utgångspunkt rätt till skälig ersättning för merkostnader på grund härav. Detsamma gäller om beställaren begär att arbetet ska avbrytas under viss tid eller forceras.

Vad gäller gentemot underkonsulter och ändring av tidplanen?

Motsvarande regleringar gäller när du själv är beställare till en underkonsult och har avtalat om att ABK ska gälla. Även underkonsulter behöver skriftlig underrättelse om förhållanden som kan medföra ändring av tidplanen. Det är viktigt att vara noga med hur man formulerar sig och huruvida man begär att underkonsulten ska ändra tidplanen, eftersom en sådan begäran enligt ovan kommer att ge underkonsulten rätt till ersättning. Även i förhållande till underkonsulter är det viktigt att hålla en löpande dialog och arbeta aktivt med projektplanering och uppföljning.

Vad gäller för industrikonsulter och ändring av tidplanen?

Även i de fall Innovationsföretagens allmänna bestämmelser för industrikonsulter åberopats i ett uppdrag gäller att särregleringar kan förekomma i de enskilda avtalen. Innovationsföretagens allmänna bestämmelser för industrikonsulter innehåller till skillnad från ABK 09 en uttrycklig force majeure reglering som eventuellt skulle kunna aktualiseras, beroende på det enskilda avtalets regleringar och aktuell påverkan på det enskilda uppdraget. Enligt Innovationsföretagens allmänna bestämmelser för industrikonsulter ABP, ABPR och ABIK gäller även att konsulten har rätt till tidsförlängning vid försening på grund av omständighet som konsulten inte orsakat och inte rimligen kunnat undanröja effekten av.

När har du rätt till ersättning?

Som framgår ovan har konsulten som utgångspunkt rätt till ersättning om beställaren begär ändring av tidplanen eller att arbetet ska avbrytas under viss tid eller forceras. Att beställaren vid force majeure skulle kunna undgå att utge sådan ersättning regleras inte av ABK 09 men skulle ändå kunna åberopas av en beställare. Exempelvis finns enligt 36 § Avtalslagen en möjlighet att jämka avtal som får oskäliga konsekvenser. Detta är dock i regel mycket svårt att nå framgång med i avtal mellan två kommersiella parter. Beroende på hur situationen utvecklas kan det dock inte uteslutas att en jämkning av beställarens ersättningsskyldighet skulle kunna bli aktuell i speciella situationer.

I uppdrag där budget överenskommits behöver konsulten komma ihåg att göra budgetuppföljningar i projekten. Konsulten är enligt 6 kap 6 § ABK 09 skyldig att utan dröjsmål skriftligen underrätta beställaren om att överenskommen budget inte kan hållas.

Kan beställaren avbeställa uppdraget?

Beställaren har alltid rätt att avbeställa ännu ej utförda delar av uppdraget. Som huvudregel har konsulten därvid rätt till ersättning för såväl utfört arbete, avvecklingskostnader som utebliven skälig vinst på avbeställd del. Enligt 6 kap 13 § ABK 09 behöver beställaren dock inte ersätta skälig vinst på avbeställd del om avbeställningen beror på myndighetsbeslut som beställaren inte kunnat råda över eller om förutsättningarna för fullföljandet av uppdraget utanför beställarens rådighet har ändrats i väsentlig omfattning och det med hänsyn till detta inte är rimligt att fullfölja uppdraget. Det är ovanligt att detta undantag blir tillämpligt men det skulle kunna aktualiseras i vissa projekt, exempelvis inom hotell- och restaurangbranschen som ser ut att kunna drabbas mycket hårt av den aktuella situationen.

Övrig påverkan – vad gäller?

Även i övrigt är det viktigt att hålla sina avtalsparter välinformerade om förhållanden av betydelse för uppdraget. En sådan informationsskyldighet framgår inte bara av den allmänna lojalitetsplikten mellan parterna i ett avtalsförhållande utan har uttryckligen reglerats i 2 kap 2 § andra stycket ABK 09. Där framgår att parterna ska hålla varandra underrättade om förhållande som kan antas ha betydelse för uppdraget. Även här är alltså gränsen för när informationsplikten inträder lågt satt, redan när ett förhållande kan antas ha betydelse.

Om ni har en kund eller leverantör som gör gällande force majeure för att undgå förpliktelse och ni inte håller med om att force majeure föreligger så bör ni meddela er motpart detta skriftligen för att er avtalspart ska kunna aktivt förhålla sig till detta vid sin åtgärds- och resursplanering. Möjligheten att åberopa force majeure i annat avseende än vad som följer av avtalstexten är som sagt inte given och i regel är detta svårt att nå framgång med. Vid bedömningen är det också viktigt att skilja på ett hinder som följer av myndighetsbeslut respektive ett bolags egna interna beslut som kan vara betydligt mer långtgående.

Eftersom en bedömning görs av vilken påverkan som uppkommit i det aktuella uppdraget är det också viktigt att i respektive projekt dokumentera vilka eventuella problem som uppkommer och vilken påverkan detta får. Vid en eventuell tvist räcker det inte att ha rätt utan det krävs också att man kan bevisa sina påståenden. En tydlig löpande dokumentation ger goda förutsättningar för att kunna påvisa vilken påverkan som förevarit i just det enskilda projektet och vilka åtgärder konsulten vidtagit för att begränsa effekterna härav.

Vad är force majeure?

Vi får en hel del frågor om vad begreppet force majeure innebär med anledning av coronakrisen. Det finns ingen uttrycklig lagreglering för detta. Vad som gäller avgörs istället i första hand av det aktuella avtalet.

Den som gör gällande force majeure ska påvisa att just coronapandemin är orsaken till att en aktuell avtalsförpliktelse inte kan fullgöras. Samt att hindret inte skäligen kunnat undvikas eller begränsas. Att man kommer i sämre ekonomisk ställning till följd av pandemin är alltså i regel inte tillräckligt för att slippa ifrån en avtalad förpliktelse på denna grund.

Om er avtalspart hävdar force majeure och ni inte delar denna uppfattning eller inte har fått tillräckligt med information för att kunna ta ställning till frågan är det viktigt att ta upp detta med er avtalspart och även invända skriftligen så fort som möjligt.

Force majeure förutsätter att problemen är oförutsedda. För avtal som ingås nu och framöver är situationen inte oförutsedd. Reglera därför uttryckligen i kommande avtal hur Covid-19 ska hanteras, särskilt vad gäller möjlighet för dig som konsult att vid behov kunna reglera tider och ersättning samt vilka avvägningar som gjorts till grund för en eventuell budget.

Almega har tagit fram mer utförlig information om force majeure för samtliga medlemsföretag som du hittar i arbetsgivarguiden bakom inlogg.